Gartner identifica las tres áreas más grandes de fallas en la automatización financiera
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Tratar con la Automatización de Procesos Robóticos como una implementación heredada de TI, está generando desafíos para los equipos de finanzas.
Gartner | Comunicado de prensa| boletinclic@camtic.org
La automatización de procesos robóticos (RPA, por sus siglas en inglés) será común en los departamentos de finanzas para 2020, pero es probable que las implementaciones encuentren fallas en tres etapas clave, según Gartner, Inc.
«A diferencia de muchas nuevas tecnologías, la RPA tiene el potencial de ofrecer importantes beneficios comerciales desde el primer día», dijo Johanna Robinson, vicepresidenta gerente y jefa de investigación financiera de Gartner.
Para implementar la RPA con éxito, los líderes financieros deben adoptar una nueva mentalidad. A menos que los departamentos de finanzas sigan un enfoque más ágil al implementar la RPA, es probable que experimenten fallas en cada fase de la implementación y no se den cuenta de todo el potencial de la tecnología «, destacó Robinson.
La RPA promete acelerar y automatizar los procesos de rutina al tiempo que reduce la cantidad de errores, lo que a su vez permitirá a los miembros del equipo humano realizar tareas de mayor valor que no se pueden automatizar fácilmente.
Robinson compartió las tres áreas clave de la implementación de la RPA donde las fallas ocurren con mayor frecuencia.
La etapa de planificación
Las implementaciones de la RPA a menudo no cumplen con las expectativas porque se planifican como un proceso de extremo a extremo, en lugar de centrarse en una sola actividad dentro de un proceso.
Un enfoque en la asignación de un proceso completo antes de automatizar una sola actividad demorará la implementación significativamente y, de hecho, creará trabajo adicional. Esto se debe a que, una vez que una actividad se ha automatizado con éxito, el código se puede aplicar rápidamente a otras actividades similares dentro de los mismos procesos o procesos diferentes.
«Los departamentos de finanzas pueden comenzar de manera relativamente conservadora con la RPA al enfocarse en usar un bot contra varias actividades individuales», dice Robinson. «Todavía es conservadoramente posible ver una ganancia de salida de hasta 10 veces, en comparación con un empleado de tiempo completo que trabaja durante la misma cantidad de tiempo».
De esta manera, las organizaciones pueden obtener ganancias de eficiencia inmediatas de la RPA, sin invertir mucho tiempo en la planificación, estandarización e implementación. Luego, cuando se han logrado avances y el piloto está funcionando bien, pueden pasar a otras actividades y procesos similares de manera ágil e iterativa.
Gartner también recomienda que los líderes financieros se centren en identificar las áreas de responsabilidad necesarias para administrar la la RPA, en lugar de confiar en roles tradicionales y fijos para este propósito.
Los líderes de los departamentos de finanzas deben tener en cuenta las nuevas competencias necesarias para una gestión exitosa de la RPA, centrada en el diseño de procesos digitales. Estas son competencias en gran medida difíciles de entrenar y las organizaciones probablemente necesitarán nuevos procesos de contratación para garantizar las habilidades adecuadas para el trabajo.
La etapa de construcción
En esta etapa nuevamente ocurren dificultades cuando los líderes tratan la implementación de la RPA de la misma manera que tienen proyectos de tecnología heredada. Las implementaciones de tecnología tradicional se han basado en un enfoque de «gran explosión», donde la mayoría de los posibles casos de uso se mapean y se prueban antes de que se implemente el proyecto. Se genera una lista de requisitos y se solicita a los proveedores que presenten sus propuestas.
«No es necesario que averigüe todos los posibles casos de uso y requisitos de una solución de RPA antes de comenzar…Esto solo resultará en gastar más tiempo y dinero del que realmente se necesita», dijo Robinson.
La etapa de prueba
Confiar demasiado en los equipos y proveedores de TI para identificar los problemas y las necesidades de implementación de robots a menudo causa fallas en la etapa de prueba. El equipo de RPA de la organización debe tomar la iniciativa de aclarar y dirigir el soporte necesario de TI y los proveedores en el momento adecuado.
Gartner recomienda que se definan claramente las responsabilidades de las actividades para que los equipos de RPA y de TI se ocupen de manera eficiente con problemas como la configuración y el monitoreo del rendimiento del robot, mientras que TI brinda soporte para la infraestructura tecnológica subyacente. Debido a la naturaleza altamente iterativa de la tecnología de RPA y las necesidades únicas del negocio al que se dirige, los aspectos más importantes de la gestión de la robótica requieren una dirección interna.
Los beneficios de las implementaciones de RPA exitosas dentro de las finanzas incluyen una reducción en los errores del trabajo manual y una redistribución de empleados de tiempo completo a actividades de mayor valor», agregó Robinson.
“Pero los robots son tan buenos como las personas que los diseñan y administran. Los CFO deben iniciar cualquier implementación de RPA asegurándose de que comprenden la nueva mentalidad ágil necesaria para implementar la tecnología, con las competencias adecuadas para administrarla», destacó vicepresidenta gerente y jefa de investigación financiera de Gartner.
Traducción libre. Ver la noticia original en inglés