Luis Bolaños  – Business Manager | Exceltec  | boletinclic@camtic.org

¿Sabe cuanto podría ahorrar su empresa en papel durante un año?.

El costo de trabajar con papel pasa desapercibido para la mayoría de las empresas; y en otros casos sencillamente no se le brinda la debida atención porque se piensa que el tema se refiere concretamente al costo del papel que se compra cada mes.  

Un estudio realizado por la empresa Coopers & Lybrand ofrece un panorama del costo que representa el uso del papel en las compañías.

Observe cuánto dinero pierde cada día:

1. Las empresas realizan 19 copias de cada documento
2. El 10% de los documentos archivados en papel se pierden
3. El 7% de los documentos impresos están mal archivados
4. El estudio también agrega que los costos involucrados en el trabajo de archivar un documento es de US$20,00; el de buscar un documento mal archivado es de US$100,00; y el de rehacer un documento perdido es de US$220,00. ¿Cuantos documentos tiene usted? Solo haga la multiplicación
5. Los empleados invierten mensualmente entre un 20% y un 40% de su tiempo de trabajo para buscar la información que necesitan para poder hacer el trabajo. Multiplique el costo de sus empleados por este tiempo y vera cuanto está perdiendo
6. Los profesionales invierten entre el 5% y el 15% de su tiempo leyendo información… pero gastan el 50% del tiempo buscándola

Sin embargo, esos cálculos no son los únicos que intervienen en el costo real de las operaciones de las empresas que trabajan con papel. La mala noticia es que para tener los costos totales también hay que involucrar en el cálculo otras variables que también incluyen costos que a simple vista no se ven:

• Impresión y fotocopiado de documentos: Se refiere al volumen de hojas que son fotocopiadas o impresas; el costo de los equipos que se utilizan y el costo del mantenimiento de los mismos
• Distribución de documentos: Son los gastos incurridos por la cantidad de documentos que se envían por fax, correo y mensajería; sin olvidar el costo del tiempo invertido y los sueldos de los empleados que realizan este trabajo
• Papelería y consumibles: Este es el renglón que es más familiar para todos; es decir, el que se refiere a la compra de papel, carpetas, toner para impresoras y fotocopiadoras, y los archivadores o muebles para archivar todos esos documentos
• Espacio de almacenamiento: Generalmente las empresas mantienen sus archivos dentro del costoso espacio de oficina y por eso dicha variable tiene un peso específico en el cálculo. Los estudios indican que entre el 20% y el 30% del espacio de oficina es usado para el área de archivo.
• Búsqueda de un documento : El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel. El 30% del tiempo de trabajo de los empleados se invierte en encontrar dichos documentos.
• Duplicación del trabajo: El 80% de los empleados invierten media hora diaria en extraer información de los documentos o de los archivos; y el 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros.
• Control: El 90% de los documentos que se consultan diariamente se manejan sin ningún tipo de gestión apropiada para su custodia.

En Costa Rica existen diversas soluciones para que las empresas tengan un ahorro anualmente en el consumo del papel. SE Document es una herramienta que ha solucionado estos problemas, generando miles de dólares en ahorro para las empresas.  Esta solución es desarrollada por la empresa costarricense Exceltec.