Freddy Ramírez Mora | Escuela de Computación del TEC | freramirez@itcr.ac.cr

En los últimos años las instituciones del sector público costarricense se han visto afectadas por una serie de situaciones con respecto a la gestión de sus recursos administrativos-financieros, pero sobre todo en lo referente a la forma de procesar y generar los estados financieros resultado de sus operaciones.

Causas como la necesidad de aplicación de las Normas Internacionales de Contabilidad en el Sector Público (NIC-sp), modificaciones a los catálogos de cuentas con los que se debe reportar los estados financieros a la Contabilidad Nacional, exigencias de órganos reguladores nacionales e internacionales, etc., son sólo algunos ejemplos de estos factores generados de cambio.

Sin embargo, adaptaciones que en primera instancia deberían ser de “fácil” atención producto de sistemas de información automatizados, con la robustez suficiente para poder ser “configurados” bajo un esquema de trabajo, que se ajuste a los requerimientos evolutivos del tiempo, no han sido así.

Una cantidad importante de instituciones públicas nacionales, que han realizado inversiones significativas en la adquisición e implementación de sistemas de información administrativo–financieros (ERP – GRP), se están enfrentando a la difícil decisión respecto a qué hacer con las soluciones tecnológicas que soportan sus procesos, encontrándose los tomadores de decisiones en la actualidad con grandes “sorpresas” como las siguientes:

• Soluciones tecnológicas adquiridas bajo un planteamiento de requerimientos funcionales y no funcionales que no brindan la oportunidad de generar ajustes en función de los cambios solicitados, como, por ejemplo: configuración de los catálogos contables, modificaciones en métodos de estimación y/o valuación de activos. En estos casos, simplemente el sistema de información automatizado no lo permite, ya que fue desarrollado bajo un requerimiento particular.
• Soluciones tecnológicas que a pesar de que los requerimientos funcionales y no funcionales originales preveían la potencial adaptación en los cambios en el entorno, las “personalizaciones” realizadas al sistema de información, por parte de las instituciones en sus procesos de implementación, impiden la atención de los nuevos requerimientos, sin pasar por un proceso “doloroso” en cuanto a inversiones de recursos materiales para poder acatar lo requerido.

Ante estas situaciones los tomadores de decisiones de las diferentes instituciones públicas, se han dado a la tarea de analizar alternativas según sus respectivas realidades, considerando opciones que van desde realizar modificaciones mínimas en sus soluciones tecnológicas en el mejor de los casos, hasta la necesidad de adquirir una nueva solución de sistemas de información automatizados, para atender la problemática planteada, en el peor de los casos, con lo cual se han identificado “sorpresas” adicionales, como por ejemplo:

• Debilidades en la calidad de los datos que se administran en las soluciones tecnológicas en producción, los cuales requerirán potencialmente ser migrados.
• Incumplimiento de lo establecido por la Contraloría General de la República en materia de Normas Técnicas para la Gestión y Control de Tecnología de Información en materia de: administración de proyectos, definición de requerimientos, implementación de soluciones tecnológicas, arquitectura de información, dirección e infraestructura tecnológica, administración de niveles de servicio, gestión de los servicios provistos por terceros, lo cual plantea una serie de riesgos adicionales en proyectos de este calibre.
• Ausencia, actualización y/o modificación de su planificación estratégica institucional y su planificación estratégica de tecnología de información, ante la aparición de un proyecto de gran envergadura institucional.
• Carencia de experiencia formal y desarrollo de competencias por parte de los colaboradores internos de la institución, en materia de procesos formales de adquisición de este tipo de soluciones tecnológicas tanto en materia administrativo-financiera, tecnológica y legal.
• Limitada cantidad de casos de éxito en instituciones del sector público, en materia de adquisición e implementación de soluciones tecnológicas para sistemas administrativo-financieros que brinden un camino a seguir.
• Reducida cantidad de opciones de soluciones tecnológicas para este tipo de sistema de información en el mercado, en función de las necesidades institucionales producto de propuestas parciales, exigencias de desarrollos de software a la medida y riesgos latentes en materia de ofertas bajo esquemas de consorcios.

Ante este escenario, es de suma importancia que las instituciones realicen un alto en el camino de tal manera que no se potencien o comentan errores como los mencionados, estableciendo una estrategia de alto nivel que permita realizar los cambios en las soluciones tecnológicas que soportan los procesos administrativos financieros desde una línea base de control, desarrollando proyectos antes, durante y después, bajo un enfoque de preparación, adaptación y protección de la inversión respectivamente.

Lo anterior, lleva implícito la necesidad de adquirir la solución tecnológica bajo un esquema de estricta evaluación de la solución misma, así como del respectivo proveedor, de manera, que la limitada oferta con que cuenta el mercado en la actualidad  y las diferentes opciones de adquisición y/o opciones de arrendamiento, bajo escenarios de contratación administrativa como licitación y/o servicios administrados, sean analizadas con los más estrictos parámetros de aseguramiento de los recursos públicos con que cuenta el estado, indistintamente de la tecnología de información y la plataforma tecnológica que se provea, lo cual a pesar de ser relevante debe ser considerada estrictamente como un medio y no como un fin en sí mismo.

IMPORTANTE: Las opiniones expresadas en este artículo son exclusivamente las de los autores y no necesariamente representan la opinión de la Cámara de Tecnologías de Información y Comunicación (CAMTIC) o sus afiliados.