Freddy Ramírez Mora | Escuela de Computación del TEC | boletinclic@camtic.org

En noviembre del año de 1995, la Contraloría General de la República de Costa Rica, emitió el documento denominado: “Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno relativas a los Sistemas de Información Computarizados”,  el cual reza en su apartado 302.09 titulado “Comité Gerencial de Informática”, lo siguiente: “Se constituirá un Comité Gerencial de Informática coadyuvante de la administración superior del Sistema Informático Gerencial”.

Posteriormente y en actualización del manual referido, se emitió el documento denominado: “Normas técnicas para la gestión y el control de las Tecnologías de Información”, en junio del año 2007, estableciendo en su apartado 1.6 titulado: “Decisiones sobre asuntos estratégicos de tecnología de Información”, lo siguiente: “El jerarca debe apoyar sus decisiones sobre asuntos estratégicos de tecnología de información en la asesoría de una representación razonable de la organización que coadyuve a mantener la concordancia con la estrategia institucional, a establecer las prioridades de los proyectos de tecnología de información, a lograr un equilibrio en la asignación de recursos y a la adecuada atención de los requerimientos de todas las unidades de la organización”.

A pesar de que en ambos lineamientos se establece la relevancia y las responsabilidades generales correspondientes al Comité mencionado, en mi práctica profesional, he podido identificar una serie de oportunidades de mejora que presentan dichos órganos colegiados, los cuales presento de forma no exhaustiva a continuación:

Ausencia de un Comité de Tecnología de Información

Aunque parezca contradictorio y a pesar de ser un lineamiento formalmente establecido por el órgano contralor, en la práctica se identifican instituciones que han realizado caso omiso a lo anterior, incumpliendo en primera instancia lo normado, aspecto que puede considerarse en la práctica, como un factor secundario, debido a que las funciones primordiales que requieren ser ejecutadas por una representación de este tipo, no son desarrolladas en la institución que presenta esta oportunidad de mejora.

Carencia de una reglamentación formalmente establecida

En el caso de cumplir con la conformación del Comité de Tecnología de Información,  una segunda oportunidad de mejora que se presenta es la carencia de una reglamentación formalmente establecida, la cual defina entre otros aspectos materiales los siguientes: integración del comité, identificación de quien lo preside, principales funciones y responsabilidades que le competen, así como los aspectos de carácter normativo y administrativo, necesarios para su correcto funcionamiento. La presencia de esta oportunidad de mejora presenta impactos relevantes ante la formalidad de la toma de decisiones, aspecto que repercute en la dirección tecnológica de la institución.

Incumplimiento de las funciones que le son encomendadas al Comité

Un aspecto que es común de identificar como oportunidad de mejora en la práctica de sus funciones como Comité de Tecnología de Información, es la desatención de las responsabilidades que le son atribuidas al Comité en su respectiva reglamentación (en caso de que cuente con ella), aspecto que resalta al realizar una prueba de revisión de los temas atendidos, según sus actas de sesión, versus las funciones normadas en su reglamentación, revelando en una cantidad importante de casos temas a los cuales no se les ha brindado la atención requerida.

Importancia relativa brindada por la alta administración

Otra oportunidad de mejora que se identifica en la práctica,  es la relevancia que le brinda la alta administración de una institución al Comité de Tecnología de Información, ejemplos tales como: ausencias, cancelación de sesiones, envío de representantes, periodicidad baja de las sesiones, limitadas intervenciones así como la opinión misma que pueda brindar el Jerarca, son síntomas de la presencia de esta situación.

Carencia de un sentido de logro por parte del Comité de Tecnología de Información

Este escenario debe ser visto como un efecto secundario de un problema mayor en la Institución, el cual se materializa producto de la ausencia de seguimiento por parte del Comité de Tecnología de Información, de los aspectos sustantivos de un plan estratégico para el área en cuestión,  el cual considere además de los apartados filosóficos tradicionales, la identificación de elementos formales que lo operen,  a través de una cartera de proyectos y su respectivo mapa de ruta e inversiones.

Las oportunidades de mejora anteriores, son algunas de las situaciones principales que podemos identificar en la actualidad en la práctica de los Comités de Tecnología de Información, las cuales deben ser atendidas de una forma cuidadosa, para poder generar el clima necesario y adecuado que potencie la gobernabilidad de tecnología de información. Ante lo anterior y en función de un diagnóstico formal que revele la situación real de una Institución en particular, es recomendable desarrollar entre otras estrategias las siguientes:

• Diseño o desarrollo de una reglamentación formal del Comité de Tecnología de Información.
• Calendarización periódica de cada una de las funciones que le corresponde desarrollar al Comité de Tecnología de Información, según su respectiva reglamentación.
• Incorporación de miembros no tradicionales en el Comité de Tecnología de Información como por ejemplo: auditores internos y/o miembros externos en calidad de asesores con derecho a voz pero no a voto.
• Formalización un programa de sensibilización y capacitación para los integrantes del Comité de Tecnología de Información que no cuenten con los conocimientos técnicos inherentes al área.

Es relevante concluir que la tecnología de información es un medio que permite a las instituciones públicas alcanzar sus objetivos estratégicos, así que en esta línea, los Comités de Tecnología de Información, en este tipo de instituciones, deberán concentrarse en la toma de decisiones estratégicas, que esto conlleva e invertir su tiempo en pro del logro de la madurez tecnológica institucional.