Mario Méndez | Agile Coach sINNplify | mario.mendez@sinnplify.com

¿Cuántas veces ha estado en una reunión donde al finalizar no está clara la acción a tomar? Es muy común que la respuesta sea varias veces a la semana o peor aún, al día.  El tiempo invertido en las reuniones es para llegar a puntos de acuerdo y para tener una sincronización de diferentes tareas o áreas de trabajo.

El problema es que normalmente estas se convierten en sesiones altamente improductivas y muchas veces frustrantes. A esto súmele el tiempo y gasto monetario invertido, ya que por ejemplo, si tenemos una reunión de una hora, el tiempo invertido no es una hora sino eso multiplicado por la cantidad de asistentes, más el salario de cada uno de ellos.

Veamos este ejemplo: reunión de gerencias. Si en un cuadro ponemos los costos reales y sumamos otros relacionados a la operación (cito uno, electricidad), vemos lo costoso que pueden ser estas reuniones, sin mencionar el costo de tener personas frustradas y sin motivación.

Esto para nada significa que tenemos que dejar de hacerlas, menos cuando lo que buscamos es tener ambientes más abiertos y colaborativos.

Ahora bien ¿qué podemos hacer?

Uno de los primeros conceptos que trato de explicar en las organizaciones a las que ayudo es el de facilitación y con esto no me refiero a poner en agenda y mandar la convocatoria, sino a hacer que las reuniones o cualquier tipo de sesión que tengamos en la organización sean productivas.

La facilitación se define como un proceso usando una variedad de herramientas, técnicas y actividades para empoderar a los participantes, crear claridad, invitar a la colaboración e incrementar el compromiso. Como facilitadores hay que crear una estructura para la reunión y que todos los temas tratados sean dentro esa estructura. Por ende, si cualquiera está fuera de esta, se pierde el foco de la reunión.

¿Cómo crear esta estructura?

Hay tres partes que se deben tomar en cuenta cuando van empezar a facilitar una reunión:

1. Antes de la reunión.
2. Durante la reunión.
   1. Prepare el lugar.
   2. Recabe datos.
   3. Genere entendimiento.
   4. Decida qué hacer.
3. Cierre de la reunión.

Veamos en detalle cada uno de ellos:

Antes de la reunión.

Es importante que antes de a la reunión estén claros los objetivos y los resultados. Cada vez que vaya a mandar una convocatoria, en lugar de enviar una agenda, piense en estos puntos:

• Propósito.
• Resultados de la reunión.
• Qué voy a obtener como participante (aprendizaje o conocimiento).
• Cómo tengo que participar en la reunión.
• Quién tiene que asistir.

Durante la reunión.

Una vez en ella considere estos aspectos:

• Prepare el lugar:
  • Tome en cuenta el lugar donde va ser la reunión, el ambiente físico preferiblemente mesas redondas que inviten más a la colaboración.
• Recabar datos:
  • Recabar datos ayuda a crear una idea del tema de la reunión. Sin los datos se puede especular y perder el foco de la reunión.
• Generar entendimiento:
  • Una vez que tiene los datos utilice estos para generar conversaciones, acá es donde se crea información valiosa sobre el tema. Una herramienta que puede utilizar acá es una simple lluvia de ideas.
• Decidir qué hacer:
  • En este punto es donde estas ideas e información del paso anterior pasan a acciones concretas. Una herramienta que me gusta usar es el cuadro por sus siglas en inglés PICK (Potential,Implement, Consider,Kill). Evalúe los puntos de acción y cuáles son los que más generan impacto y requieren poco esfuerzo.

Cierre

Durante el cierre sea abierto a la retroalimentación de los participantes. Pregunte sobre aspectos que deberían mejorar en una próxima reunión.

Consejos:

• Dedique tiempos específicos a cada parte. Por ejemplo: Utilice el 30% del tiempo total de la reunión para recabar datos y sea estricto con ellos.
• Escuche las conversaciones y guíe la reunión.
• Como facilitador su trabajo es que la conversaciones se den.
• Sea neutral en las conversaciones.

Esta estructura le puede ayudar a hacer sus reuniones más efectivas, especialmente hoy en día donde las formas de trabajo son más colaborativas y requieren facilitadores para que se de esa colaboración.

Bio Mario Méndez

Con más 12 años en la industria del software. Project Manager, CAPM con experiencia en manejo de proyectos tradicional, mayormente Coach en Agilidad, con marco de trabajo Scrum, y métodos ágiles como Lean y Kanban.

Certified Scrum Master, Certified Scrum Product Owner y Certified Scrum Professional, entrenador certificado en Training From the back of the Room, Cofundador de la comunidad ágil de Costa Rica y sINNplify, Mentor, facilitador en conferencias de agilidad en Argentina, Colombia, Costa Rica, EE. UU.

Cofundador de la comunidad Agilidad en la Educación Latinoamérica, entusiasta de buscar nuevas formas de cómo innovar en nuestro sistema educativo.